はじめに
Google フォームは、簡単にアンケートやフィードバックを収集できる便利なツールです。しかし、その利便性の一方で、設定ミスや共有の不注意により情報漏洩のリスクが潜んでいます。実際に起こった事例を紹介しつつ、Google フォームを安全に利用するための注意事項を解説します。
実際に起こった情報漏洩事例
- 学校の成績情報漏洩事件
- ある学校で、教師が生徒の成績情報をGoogle フォームで収集していた際、設定ミスにより成績が外部に漏洩してしまいました。リンクの公開設定が誤って「全員に公開」となっていたためです。
- 病院での患者情報漏洩事件
- 病院が患者の満足度調査をGoogle フォームで実施したところ、誤って患者情報が外部に流出する事態が発生しました。フォームの設定に問題があり、他の患者情報が閲覧できる状態になっていたためです。
- 企業の内部情報漏洩事件
- 企業が内部アンケートを実施した際、管理者が誤って全社員にアンケート結果を公開してしまいました。これにより、社内の機密情報が漏洩し、社員間でのトラブルが生じました。
Google フォームを安全に使うための注意事項
これらの事例を踏まえ、Google フォームを使用する際の注意事項を以下にまとめました。
1. フォームの公開設定を確認する
- フォーム作成時は、アクセス権限の設定を慎重に行いましょう。「リンクを知っている全員が回答できる」などの設定は、内部利用の際には避け、特定のユーザーだけにアクセスを制限する設定を利用します。
2. 共有リンクの管理
- フォームのリンクを共有する際は、誤って広く公開されないように注意しましょう。
3. 個人情報の収集には注意
- Google フォームを使用して収集する情報は、必要最低限に留めましょう。特に、個人情報や機密情報を収集する場合は、その取り扱いに細心の注意が必要です。
4. 回答結果の公開設定をチェックする
- フォームの回答結果が誤って他の回答者に公開されないように、設定をしっかり確認しましょう。回答者が他の回答を見ることができるオプションは、デフォルトでオフにしておくことが推奨されます。
5. 定期的に設定をレビューする
- フォームの設定やアクセス権限は、作成時だけでなく、定期的に見直すことが重要です。不要な権限や公開設定がないかを確認し、必要に応じて修正します。
こちらのページに Google フォームに関する注意事項がまとめられています。
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